[OGAP-l] 📢 Ukončení provozu systému GAP od 1. 6. 2025 a přechod na PAS/CRIS

[Lothar Filip Rudorfer]

Vážení kolegové, vážené kolegyně,

Rádi bychom Vás informovali o zásadní změně v oblasti systémové podpory evidence projektů a výzkumu na Univerzitě Karlově - IS Věda<https://is.cuni.cz/veda/portal/dashboard>, která se dotýká i naší fakulty.

  1.  Systém GAP byl k 1. 6. 2025 odstaven a do odvolání nebude dostupný ani pro editace, ani pro nové záznamy.
  2.  Data z GAPu budou migrována do systému PAS (Verso 2), a to do 1. 10. 2025. Od října bude PAS hlavním nástrojem pro evidenci projektů a výzkumu.
  3.  V roce 2026 je plánováno zavedení univerzitního systému CRIS, který postupně nahradí další dílčí agendy (poté bude odstaven i PAS a projekty a data budou migrována tam)

________________________________
Koho se to týká:
Využívání systému GAP na fakultě bylo rozprostřeno napříč řadou oddělení. Přechod se dotkne mimo jiné těchto útvarů a jejich agend:

📚 Knihovna fakulty
Děkanát a administrativní útvary:
📌 Sekretariát
📌 Hospodářské oddělení
📌 Oddělení pro vědu a zahraniční styky
📌 Studijní oddělení
📌 Zaměstnanecké oddělení
📌 Správa počítačové sítě Karlov a centrálního informačního uzlu
📌 Oddělení propagace a mediální komunikace
📌 Správa budov
📌 Oddělení firemní spolupráce
📌 Oddělení podpory grantů a projektů
📌 Referát vnitřního auditu a kancelář ombudsmana
📌 Správní oddělení
________________________________
Další důležité informace:

  *   Přechod na PAS bude probíhat postupně; v mezičase (červen–září) je nutné nové projekty a agendy (smlouvy, zprávy, rozpočty, záznamy o výstupech) evidovat lokálně (mimo GAP), aby bylo možné data následně do PAS doplnit.
  *   Metodické pokyny a nové Opatření rektora, které budou nahrazovat stávající pravidla k databázím, jsou nyní v přípravě — budou zveřejněny v návaznosti na výsledky výběrového řízení (Elsevier PURE vs. PCG Academia).
  *   Bohužel jsme byli o ukončení GAP informováni teprve 30. 5. 2025 na setkání koordinátorů PAS a CRIS, které proběhlo na RUK a bylo to představeno, jako již dlouho plánovaná akce.
👉 Samotný rektorát označil celý proces za „turbulentní“ a informace v tuto chvíli proudí postupně.
  *   Omlouváme se, že Vás tedy informujeme až nyní a že situace je poněkud živá. V příloze Vám po vyžádání můžeme poskytnout zápisy s jednání fakultních koordinátorů PAS/GAP/CRIS
  *   Rektorát aktuálně doporučuje, aby si útvary průběžně zálohovaly a schraňovaly svá klíčová data z GAP, která pro svou práci potřebují (Teams, vnitřní sdílené disky na fakultách, apod).
  *   Demoverze nových systému jsou teprve v přípravě a zatím nemáme informace (krom prezentací firem), abychom si mohli systémy sami osahat a vznést požadavky.
  *   Vyvíjíme na rektorát tlak, aby co nejdříve upravil aktuální opatření rektora a dal je do účinnosti, aby se informace o zrušení GAPu mohla dostat co nejdál.

________________________________
Co bude následovat:
✅ V září 2025 budou fakultám poskytnuty informační balíčky k novému systému (PAS/CRIS) – demoverze, dokumentace, návody.
✅ Bude probíhat sběr požadavků a připomínek.
✅ O dalším postupu Vás budeme informovat.
________________________________
Prosba na závěr:
Pokud víte o dalších agendách, procesech či kolezích, kteří dosud GAP využívali nebo by se jich tato změna mohla týkat, prosím sdílejte s nimi tuto informaci a/nebo mi dejte vědět. Je pro nás nyní klíčové zmapovat, koho všech se tato změna dotkne, aby přechod proběhl co nejhladší.

V případě jakýchkoli dotazů nebo pokud víte o dalších agendách či procesech, které na fakultě dosud GAP využívaly, prosím napište mi — je nyní klíčové tyto věci zmapovat.
Děkuji za spolupráci a pochopení,

S pozdravem


Mgr. Lothar Filip Rudorfer
Oddělení podpory grantů a projektů
Grant office
Matematicko-fyzikální fakulta Univerzity Karlovy
tel.: 774 399 929
[cid:image001.gif na 01DBDA06.670EBE40]
project management - Horizon Europe G-Epic
KPS PedF UK
tel. 774 399 929
project management
KVV PedF UK - Horizon Europe CLiViE
tel. 774 399 929
www.mff.cuni.cz<http://www.mff.cuni.cz/>
Disclaimer:
If not expressly stated otherwise, this e-mail message (including any attached files) is intended purely for informational purposes and does not represent a binding agreement on the part of Charles University. The text of this message and its attachments cannot be considered as a proposal to conclude a contract, nor the acceptance of a proposal to conclude a contract, nor any other legal act leading to concluding any contract; nor does it create any pre-contractual liability on the part of Charles University. If this e-mail or any of its attachments contains personal data, please be aware of data processing (particularly document management and archival policy) in accordance with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council on GDPR.


------------- další část ---------------
HTML příloha byla odstraněna...
URL: <http://lists.karlov.mff.cuni.cz/pipermail/ogap-l/attachments/20250610/4abc6281/attachment-0001.htm>
------------- další část ---------------
A non-text attachment was scrubbed...
Name: image001.gif
Type: image/gif
Size: 49289 bytes
Desc: image001.gif
URL: <http://lists.karlov.mff.cuni.cz/pipermail/ogap-l/attachments/20250610/4abc6281/attachment-0001.gif>